একজন ফ্রিল্যান্সারের যোগাযোগের মুল মাধ্যম ইমেইল। এরপরও দেখা যায় অনেক
ফ্রিল্যান্সার ইমেইল ব্যবহারে যথেষ্ট শতর্ক থাকেন না। সামান্য অসাবধানতার জন্য
ফ্রিল্যান্সিং ব্যবসা ক্ষতিগ্রস্থ হয়।
ইমেইল সঠিকভাবে ব্যবহারের জন্য খুব বেশি পরিশ্রম করতে হয় না। সামান্য সচেতন
হলেই এধরনের সমস্যা মোকাবেলা করা যায়।
সাধারনভাবে যে ভুলগুলি করা হয় সেগুলি সম্পর্কে জেনে নিন।
.
প্রচারের জন্য
বিপুল সংখ্যক ইমেইল ব্যবহার
কখনো কি প্রচারের জন্য ইমেইল তৈরী করে বিভিন্ন ঠিকানায় পাঠানোর চেষ্টা করেছেন ? মনে হতে পারে এতে নিজের ব্যবসার প্রসার ঘটে। বাস্তবে ইমেইল ব্যবহারকারী একনজর দেখেই এধরনের মেইল চিনে ফেলেন। এতে বিরক্ত হন এবং তারকাছে ভাল উত্তর পাওয়ার আশা থাকে না।
কখনো কি প্রচারের জন্য ইমেইল তৈরী করে বিভিন্ন ঠিকানায় পাঠানোর চেষ্টা করেছেন ? মনে হতে পারে এতে নিজের ব্যবসার প্রসার ঘটে। বাস্তবে ইমেইল ব্যবহারকারী একনজর দেখেই এধরনের মেইল চিনে ফেলেন। এতে বিরক্ত হন এবং তারকাছে ভাল উত্তর পাওয়ার আশা থাকে না।
.
প্রস্তুতি না
নিয়ে ইমেইল পাঠানো
যাকে মেইল পাঠানো হবে তিনি কেমন, কিভাবে লিখলে তিনি পছন্দ করবেন বিষয়টি আগে ঠিক না করে মেইল পাঠানো বড় ধরনের ভুল। তিনি যে বিষয়ে আগ্রহি শুধুমাত্র সেই বিষয়ে বক্তব্য সীমিত রাখুন।
যাকে মেইল পাঠানো হবে তিনি কেমন, কিভাবে লিখলে তিনি পছন্দ করবেন বিষয়টি আগে ঠিক না করে মেইল পাঠানো বড় ধরনের ভুল। তিনি যে বিষয়ে আগ্রহি শুধুমাত্র সেই বিষয়ে বক্তব্য সীমিত রাখুন।
.
বানান ভুল
বানান ভুল সবসময়ই ইমেইলের বড় সমস্যা। কোন ব্যক্তির কাছে মেইল পাঠানোর সময় তার নাম ভুল বানানে লেখা হলে তিনি বিরক্ত হবেন। ধরে নেবেন তিনি অন্য কাজেও ভুল করবেন। সবসময় স্পেলচেকার ব্যবহার করা ভাল অভ্যেস।
বানান ভুল সবসময়ই ইমেইলের বড় সমস্যা। কোন ব্যক্তির কাছে মেইল পাঠানোর সময় তার নাম ভুল বানানে লেখা হলে তিনি বিরক্ত হবেন। ধরে নেবেন তিনি অন্য কাজেও ভুল করবেন। সবসময় স্পেলচেকার ব্যবহার করা ভাল অভ্যেস।
.
সঠিক বক্তব্য
সংক্ষেপে প্রকাশ না করা
প্রত্যেকেই নিজের বিষয়ে ব্যস্ত থাকবেন এটা ধরে নেয়াই ভাল। অপ্রয়োজনীয় বিষয় লিখলে অনেকেই বিরক্ত হন। ইমেইলের বক্তব্য সরল এবং সংক্ষিপ্ত রাখা সবসময়ই ভাল।
প্রত্যেকেই নিজের বিষয়ে ব্যস্ত থাকবেন এটা ধরে নেয়াই ভাল। অপ্রয়োজনীয় বিষয় লিখলে অনেকেই বিরক্ত হন। ইমেইলের বক্তব্য সরল এবং সংক্ষিপ্ত রাখা সবসময়ই ভাল।
.
মোবাইল
ডিভাইসকে হিসেবে না রাখা
বর্তমানে অনেকেই ইমেইল ব্যবহার করেন স্মার্টফোনে। সাম্প্রতিক এক পরিসংখ্যানে দেখা গেছে মোবাইল ডিভাইসে ঠিকভাবে পড়া না গেলে শতকরা ৭৫ ভাগ ইমেইল মুছে দেয়া হয়।
বর্তমানে অনেকেই ইমেইল ব্যবহার করেন স্মার্টফোনে। সাম্প্রতিক এক পরিসংখ্যানে দেখা গেছে মোবাইল ডিভাইসে ঠিকভাবে পড়া না গেলে শতকরা ৭৫ ভাগ ইমেইল মুছে দেয়া হয়।
.
উত্তেজনার সময়
মেইল পাঠানো
বিভিন্ন কারনে যে কেউ উত্তেজিত হতে পারেন। উত্তেজিত অবস্থা মেইল পাঠালে সেখানে তার প্রভাব পড়তে পারে। সাধারন নিয়ম, ধীরস্থিরভাবে ইমেইল পাঠান।
বিভিন্ন কারনে যে কেউ উত্তেজিত হতে পারেন। উত্তেজিত অবস্থা মেইল পাঠালে সেখানে তার প্রভাব পড়তে পারে। সাধারন নিয়ম, ধীরস্থিরভাবে ইমেইল পাঠান।
.
ইমেইলের বিষয়
স্পষ্ট না করা
অনেকেই ইমেইলে বিষয় স্পষ্ট করে লেখেন না। কেউ কেউ আদৌ বিষয় নিয়ে মাথা ঘামান না। যাকে প্রতিদিন শতশত ইমেইল ব্যবহার করতে হয় তিনি অনেক সময়ই বিষয় দেখে সিদ্ধান্ত নেন সেই মেইল পড়বেন কি-না।
সংক্ষেপে স্পষ্ট করে ইমেইলের বিষয় লিখুন।
অনেকেই ইমেইলে বিষয় স্পষ্ট করে লেখেন না। কেউ কেউ আদৌ বিষয় নিয়ে মাথা ঘামান না। যাকে প্রতিদিন শতশত ইমেইল ব্যবহার করতে হয় তিনি অনেক সময়ই বিষয় দেখে সিদ্ধান্ত নেন সেই মেইল পড়বেন কি-না।
সংক্ষেপে স্পষ্ট করে ইমেইলের বিষয় লিখুন।
.
সঠিক নির্দেশনা
না দেয়া
ফ্রিল্যান্সার ইমেইল ব্যবহার করছেন ক্লায়েন্টের কাছে কাজ পাওয়ার আশায়। তারকাছে নিজের প্রচারের পাশাপাশি তিনি কি করতে পারেন, কিভাবে করতে পারেন এবিষয়ে স্পষ্ট নির্দেশনা থাকা উচিত।
ফ্রিল্যান্সার ইমেইল ব্যবহার করছেন ক্লায়েন্টের কাছে কাজ পাওয়ার আশায়। তারকাছে নিজের প্রচারের পাশাপাশি তিনি কি করতে পারেন, কিভাবে করতে পারেন এবিষয়ে স্পষ্ট নির্দেশনা থাকা উচিত।
.
যোগাযোগের
ব্যবস্থা না রাখা
ইমেইল ছাড়া অন্যান্য যে যোগাযোগের ব্যবস্থা রয়েছে সেগুলি উল্লেখ না করায় অনেক সময় সফলতা পাওয়া যায় না। নিজের ফোন এবং অন্যান্য যোগাযোগের মুত্র থাকলে তিনি সহজে যোগাযোগ করতে পারেন।
ইমেইল ছাড়া অন্যান্য যে যোগাযোগের ব্যবস্থা রয়েছে সেগুলি উল্লেখ না করায় অনেক সময় সফলতা পাওয়া যায় না। নিজের ফোন এবং অন্যান্য যোগাযোগের মুত্র থাকলে তিনি সহজে যোগাযোগ করতে পারেন।
.
নিজের পরিচিতি
ব্যবহার না করা
অনেক ফ্রিল্যান্সারই নিজের পরিচিতি তুলে ধরেন না। ইমেইল সিগনেচার এজন্য ভাল একটি যায়গা। একে ব্যবহার করে সহজে ফ্রিল্যান্সিং কাজের প্রসার ঘটানো যায়।
অনেক ফ্রিল্যান্সারই নিজের পরিচিতি তুলে ধরেন না। ইমেইল সিগনেচার এজন্য ভাল একটি যায়গা। একে ব্যবহার করে সহজে ফ্রিল্যান্সিং কাজের প্রসার ঘটানো যায়।
একেকজনের
যোগাযোগের পছন্দ এককরকম। সোস্যাল নেটওয়ার্ক, ব্লগ, ফোন ইত্যাদি কেউ বেশি পছন্দ
করেন, কেউ কম, কেউ আদৌ পছন্দ করেন না। ইমেইল ব্যবহার করতে হয় সবাইকেই।
এবিষয়ে যত
সতর্ক থাকা যায় নিজের পরিচিতি বাড়ানোর ক্ষেত্রে তত সুফল পাওয়া যায়।
No comments:
Post a Comment