Microsoft Word: কাজ সহজ করার কিছু ইউটিলিটি

বিশ্বের সবচেয়ে জনপ্রিয় সফটঅয়্যার মাইক্রোসফট ওয়ার্ড। এই বিষয়ে আগের যে টিউটোরিয়ালগুলি দেয়া হয়েছে সেগুলি থেকে এর প্রায় পুরোটাই কাজে লাগানো সম্ভব। এর বাইরেও কিছু উন্নত ফিচার রয়েছে যা কাজে সহায়তা করতে পারে। সেগুলি সম্পর্কে জেনে নিন।

Word tutorial: থিম-টেম্পলেট তৈরী ও ব্যবহার

থিম বা টেম্পলেট বিষয়টি যারা ওয়েব ডিজাইন করেন কিংবা পাওয়ারপয়েন্ট ব্যবহার করেন তাদের বেশি পরিচিত। বিষয়টি হচ্ছে এক ডকুমেন্টের ষ্টাইল অন্য ডকুমেন্টে ব্যবহার করা।

ধরুন আপনি একটি নিউজলেটার কিংবা জীবন-বৃত্তান্ত তৈরী করতে চান। এদের প্রত্যেকের নিজস্ব কিছু রীতি রয়েছে। হেডিং, প্যারাগ্রাফ, ফন্ট-ষ্টাইল, গ্রাফিক এলিমেন্ট ইত্যাদি নির্দিস্ট নিয়েমে ব্যবহার করা হয়। এধরনের কোন একটি কাজ আপনার পছন্দ হল এবং মনে হল আপনিও ওটার মত করে ডকুমেন্ট তৈরী করবেন যেখানে আপনার নিজের তথ্য থাকবে। টেম্পলেটের ভুমিকা সেটাই। আপনি সেই ডকুমেন্টের বদলে ডকুমেন্টে ষ্টাইল ওপেন করবেন আর আপনার তথ্যগুলি তারমত সাজানো হয়ে যাবে।

Word tutorial: ওয়ার্ড কাষ্টমাইজেশন

মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে বেশিকিছু সেটিং থাকে যেগুলি আপনি ইচ্ছে করে পরিবর্তন করে ব্যবহার করতে পারেন। কখনো কাজের সুবিধের জন্য, কখনো বিশেষ কোন কাজের জন্য যার যেমন প্রয়োজন তিনি সেভাবে ব্যবহার করেন। কিছু সেটিং ডিফল্ট থাকে, ধরে নেয়া হয় আপনি সেটাই ব্যবহার করবেন। যেমন AutoCorrect। আপনি ভুলক্রমে যদি teh টাইপ করেন ওয়ার্ড নিজেই তাকে পরিবর্তণ করে the বানিয়ে দেয়। ইংরেজি টাইপ করার সময় এতে সুবিধে হয় সন্দেহ নেই, কিন্তু যখন বাংলা টাইপ করেন তখন তাকেও ইংরেজি শব্দ ধরে নিয়ে একাজ করতে পারে। ফল হিসেবে কিছু শব্দ আপনি আদৌ টাইপ করার সুযোগ পাবেন না।

এধরনের পরিবর্তনগুলি কিবাবে করবেন জেনে নিন।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড টিউটোরিয়াল : ক্লিপআর্ট, পিকচার, ওয়ার্ড আর্ট এবং ড্রইং, Word tutorial

অনেক কারনেই মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে ছবি ব্যবহার করা প্রয়োজন হয়। আপনার প্রতিস্ঠানের লোগো সহ চিঠি প্রিন্ট করা প্রয়োজন হতে পারে, লেটারহেড যদি ইমেজ হিসেবে তৈরী করা থাকে তাহলে সেটা ব্যবহার প্রয়োজন হতে পারে, কিংবা কোন রিপোর্টের সাথে মিল রেখে ছবি বা ইলাষ্ট্রেশন ব্যবহার করা প্রয়োজন হতে পারে।

ওয়ার্ডে দুধরনের ছবি ব্যবহার করা হয়। ক্লিপআর্ট এবং ফটোগ্রাফ। মুলত ক্লিপআর্ট কোন বিষয়ে তৈরী করা ছবি। ওয়ার্ডের সাথে অনেকগুলি দেয়া থাকে, ইন্টারনেট থেকে ব্যবহার করতে পারেন। আর ফটোগ্রাফ বা ইমেজ হচ্ছে আপনার পছন্দের ছবি যা আপনি তৈরী করে নেবেন।

এর বাইরেও সরাসরি ক্যামেরা থেকে ছবি ব্যবহার করতে পারেন, স্ক্যানার থেকে স্ক্যান করতে পারেন, ডাটা থেকে গ্রাফ বা চার্ট ব্যবহার করতে পারেন অথবা ওয়ার্ডের ড্রইং টুল ব্যবহার করে ড্রইং করতে পারেন।

ডিস্ক থেকে কোন ফাইল ব্যবহার দিয়ে শুরু করা যাক। এজন্য সবচেয়ে সাধারন ফরম্যাট হচ্ছে জেপেগ। এছাড়া অধিকাংশ বিটম্যাপ ফরম্যাটই ব্যবহার করা যাবে।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড টিউটোরিয়াল : হেডার-ফুটার-পেজ নাম্বারিং

বই থেকে শুরু করে বড় ধরনের ডকুমেন্টে আপনি নিশ্চয়ই লক্ষ করেছেন এতে পৃস্ঠার জন্য একটি নাম্বার ব্যবহার করা হয়। এরফলে খুব সহজে নির্দিষ্ট পৃষ্ঠা খুজে বের করা যায়। আরো লক্ষ্য করেছেন বইয়ের প্রতিটি পৃষ্ঠার উপরে এবং নিচে বিশেষ কিছু লেখা থাকে। বইয়ের নাম, গল্পের নাম, লেখকের নাম ইত্যাদি। এজন্য একবারই হেডার কিংবা ফুটার হিসেবে লিখে দিতে হয়, এরপর প্রতিটি পৃস্ঠায় তা পাওয়া যায়।

ওয়ার্ডে কিভাবে পেজনাম্বার এবং হেডার-ফুটার ব্যবহার করবেন জেনে নিন।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে টেবিল ব্যবহার

টেবিল আকারে কিছু লেখার সুবিধে অনেক। এখানে তথ্যের এলাইনমেন্ট নিয়ে মাথা ঘামাতে হয় না, ফলে দেখতে যেমন সুন্দর, গোছানো হয় তেমনি তথ্যগুলি পড়া সহজ হয়। সেইসাথে কোন সংখ্যামান থাকলে সেগুলিকে যোগ করা বা অন্যান্য গানিতিক কাজ করার সুযোগও থাকে।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে টেবিল তৈরী, তাকে ইচ্ছেমত পরিবর্তন করা যায় খুব সহজে। এমনকি প্রিন্ট করার সময় যদি টেবিলসহ প্রিন্ট নাও করেন (এতে সময় বেশি প্রয়োজন হয়) তাহলেও অনেকে টেবিল তৈরী করে সেখানে লেখেন।

মাইক্রোসফট অফিস টিউটোরিয়াল : ওয়ার্ডে ক্যারেকটার, প্যারাগ্রাফ এবং পেজ ফরম্যাটিং

ওয়ার্ড ব্যবহার করে তৈরী ডকুমেন্ট পড়তে সহজ হয় এবং দেখতে সুন্দর হয় সেটি কত সুন্দরভাবে সাজানো হয়েছে তার ওপর। অক্ষরগুলি পাঠযোগ্য, লাইনের দুরত্ব সঠিক, প্যারাগ্রাফগুলি বক্তব্যের সাথে মানানসই এবং পুরো পৃষ্ঠা দেখতে সুন্দর। একাজগুলি কিভাবে করবেন জেনে নিন।

ক্যারেকটার ফরম্যাটিং এর মধ্যে রয়েছে ফন্ট টাইপফেস এবং ফন্ট সাইজ। লেখার মুল উদ্দেশ্য হচ্ছে যিনি সেটা পড়বেন সেটা যেন সহজে পড়তে পারেন। ছাপাখানাগুলি বহু বছর ধরে পর্যবেক্ষন করে কিছু নিয়ম তৈরী করেছে এবিষয়ে। নিয়মগুলি হচ্ছে;

.          ফন্ট যত সরল হয় তত সহজে পড়া যায়। ফন্ট মুলত দুভাবে ভাগ করা হয়। একটি ভাগে কোনা রয়েছে (সেরিফ, টাইমস নিউ রোমান এই ধরনের ফন্ট), আরেকটিতে কোনা নেই (সানস সেরিফ, এরিয়েল এই ধরনের ফন্ট)। লেখা বেশি ছোট করা প্রয়োজন হলে সানস-সেরিফ ফন্ট বেশি ষ্পষ্টভাবে পড়া যায়, অন্যদিকে কিছুটা বড় হলে সেরিফ ফন্ট ব্যবহার করা যায়।

.          ফন্টের আকার নির্দিষ্ট ধরনের মধ্যে সীমাবদ্ধ থাকলে পড়তে সুবিধে হয়। মুল লেখার জন্য (বডি টেক্সট) এর ক্ষেত্রে সাধারনত ১৪ থেকে ১৪ পয়েন্ট ব্যবহার করা হয়। অবশ্য বিভিন্ন ফন্টের জন্য একই পয়েন্টে লেখা বড়-ছোট দেখায়। মুল লেখা খুব বড় কিংবা খুব ছোট করতে নেই।

.          লেখার বিভিন্ন ধরনের ফন্ট ব্যবহার করতে নেই। একই ধরনের বক্তব্য সবসময় একই ফন্ট টাইপফেস এবং একই ফন্টসাইজ ব্যবহার করতে হয়। কোন শব্দ বা বাক্যকে বিশেষভাবে পৃথক করার জন্য বোল্ড, ইটালিক, আন্ডারলাইন ইত্যাদি ব্যবহার করা যেতে পারে। সেখানেও সব যায়গায় একই নিয়ম মানা উচিত।

মাইক্রোসফট অফিস টিউটোরিয়াল : মাইক্রোসফট ওয়ার্ড ব্যবহার

বিশ্বের সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত সফটঅয়্যার মাইক্রোসফট ওয়ার্ড। এমন এক কাজের জন্য যা প্রত্যেক কম্পিউটার ব্যবহারকারীকে কমবেশি করতে হয়। ব্যক্তিগত কিছু লিখুন, অফিসের রিপোর্ট লিখুন কিংবা ছাপাখানায় ছাপা হবে এমন ডকুমেন্ট তৈরী করুন, প্রত্যেকেরই প্রয়োজন। উল্লেখ করা যেতে পারে ছাপা কাজে ব্যবহৃত পেজমেকিং সফটঅয়্যারে ব্যবহারের জন্য টাইপিং এর কাজ করে নেয়া হয় এখানেই।

কারন, এটা ব্যবহার করা খুবই সহজ। টাইপিং এর জন্য যাকিছু প্রয়োজন সবই রয়েছে। কাজগুলি শিখে নেয়া যাক।

প্রথমে কিছু বিষয় স্পষ্ট করে নেয়া ভাল। বহু বছর ধরে জনপ্রিয় এই সফটঅয়্যার শুধুমাত্র ওয়ার্ড প্রসেসিং কাজে সীমাবদ্ধ নেই। ছবিসহ আকর্ষনীয় লিফলেট তৈরী, ডায়াগ্রাম তৈরী থেকে শুরু করে ওয়েব পেজ তৈরী পর্যন্ত সবকিছুই করা যায় এতে। তারপরও, মুল্য লক্ষ্য ওয়ার্ড প্রসেসিং। এই টিউটোরিয়ালে ওয়ার্ডপ্রসেসিং এর জন্য অত্যাবশ্যক বিষয়গুলি উল্লেখ করা হচ্ছে। অবশ্যই অন্য বিষয়গুলি অন্য টিউটোরিয়াল থেকে শিখতে পারেন। একথা আগেই বলার উদ্দেশ্য, ওয়ার্ড প্রসেসিং সফটঅয়্যার ওয়ার্ড প্রসেসিং কাজের জন্যই সবচেয়ে বেশি উপযোগি। পেজমেকিং এর জন্য এডবি ইন-ডিজাইন কিংবা কোয়ার্ক এক্সপ্রেস এর যে সুবিধে তা এখানে পাবেন না। এখানে সেকাজ করতে গেলে একসময় জটিল অবস্থার সৃষ্টি হতে পারে।